עזרה

איך נתונים נכנסים ל-ClockCover, איך צריכים להיראות הקבצים, ומה קורה לפער אחרי שנמצא.

איך זה עובד, מקצה לקצה

1. רשימת עובדים. קובץ CSV של העובדים והמנהלים שלהם. מעלים בלוח הבקרה, או נותנים לנו כתובת https שממנה מערכת ה-HR מפרסמת אותו.
2. ייצוא. סידור המשמרות והחתמות ממערכת הנוכחות, בקובץ CSV אחד. מעלים ידנית או נמשך כל בוקר מכתובת https שהוגדרה בהגדרות.
3. זיהוי. לכל משמרת מתוכננת נבדק שיש החתמת כניסה ויציאה. חסרה אחת — זה פער: אין כניסה, אין יציאה, או אין רישום כלל.
4. תקציר. בכל בוקר כל מנהל/ת שיש לו/לה פערים פתוחים מקבל/ת מייל אחד עם פערי הצוות שלו/ה בלבד וקישור לטיפול. בלי חשבון, בלי סיסמה.
5. טיפול. המנהל/ת מאשר/ת שעות (העובד/ת עבד/ה, ההחתמה חסרה) או מדווח/ת היעדרות (עם הערה). החתמה שמגיעה בייצוא מאוחר סוגרת את הפער בעצמה.
6. העברה לשכר. פער שאף אחד לא נגע בו בזמן התגובה (48 שעות כברירת מחדל) עובר במייל לחשב/ת השכר, עם קישור לסגירה כשההחתמה לא תגיע לעולם.
7. תיקונים. לוח הבקרה מייצא כל מה שנסגר בתקופה כ-CSV — שעות שאושרו והיעדרויות שדווחו עם הערות — לחישוב השכר.

קובץ רשימת העובדים

CSV, UTF-8, שורת כותרת חובה. שורה לעובד/ת. מנהלים נוצרים מהשורות שמזכירות אותם.

employee_id,employee_name,manager_id,manager_name,manager_email
E-001,Ada Sample,M-100,Manager North,north@example.com
E-002,Ben Sample,M-100,Manager North,north@example.com

• employee_id ו-manager_id הם המזהים שלכם — מספר עובד בשכר מתאים מצוין. הם חייבים להיות קבועים בין העלאות.
• העלאה חוזרת היא הדרך לרשום שינויים: עובד/ת שעבר/ה מחלקה מקבל/ת מנהל/ת חדש/ה; מי שחסר/ה בקובץ מושבת/ת (בלי פערים חדשים, לא נספר/ת במסלול). פערים שכבר זוהו נשארים אצל המנהל/ת שאליו/ה נותבו.

קובץ משמרות והחתמות

CSV, UTF-8, שורת כותרת חובה. שורה לעובד/ת ליום. שורה עם זמנים מתוכננים היא משמרת; שורה עם זמני החתמה היא רישום נוכחות; שורה יכולה להיות שניהם.

employee_id,date,planned_start,planned_end,clock_in,clock_out
E-001,2026-03-02,08:00,16:00,08:02,16:05      ← complete
E-001,2026-03-03,08:00,16:00,,                ← shift, no entry yet → gap
E-002,2026-03-02,08:00,16:00,08:01,           ← no clock-out → gap
E-002,2026-03-01,,,09:00,17:00                ← worked without a shift → noted, not a gap

• תאריכים YYYY-MM-DD; זמנים HH:MM (24 שעות). משמרות לילה בסדר גמור: 23:00–07:00.
• שתי שורות לאותו/ה עובד/ת ואותו יום נדחות עם מספרי השורות — משמרת אחת והחתמה אחת ליום בגרסה הזו. אם אצלכם יש משמרות מפוצלות — ספרו לנו.
• עובדים שאינם ברשימה נדלגים ומופיעים בתוצאה, כך ששגיאת הקלדה במזהה לא נעלמת בשקט.
• העלאה חוזרת של אותו יום מחליפה את הערכים הקודמים. פער שההחתמה שלו הגיעה נסגר אוטומטית כ"שעות אושרו".

מקרים נפוצים

הכרטיס נשאר בבית, העובד/ת היה/תה בעבודה

המנהל/ת: אישור שעות, הערה לא חובה. ייצוא התיקונים מציג את השעות המתוכננות לזיכוי.

יום מחלה, אף אחד לא עדכן את המערכת

המנהל/ת: דיווח היעדרות עם הערה ("מחלה, הודיע/ה ב-07:30"). מופיע בייצוא התיקונים כהיעדרות.

שעון הנוכחות היה מושבת למחלקה שלמה

תקנו את ההחתמות במערכת הנוכחות וייצאו שוב; הייבוא הבא סוגר את הפערים בעצמו. אף אחד לא צריך לעבור עליהם אחד-אחד.

עובד/ת עזב/ה באמצע החודש

הסירו אותו/ה מרשימת העובדים (הפערים החדשים נפסקים). פער פתוח יועבר לשכר; חשב/ת השכר סוגר/ת אותו ממייל ההעברה עם הערה.

המנהל/ת בחופשה

הפערים עוברים אחרי זמן התגובה לחשב/ת השכר, שיכול/ה לסגור אותם. או להעביר את התקציר: הקישור עובד לכל מי שיש לו אותו, 14 יום.

מנהל/ת לא נכון/ה על פער

תקנו את הרשימה והעלו שוב לפערים העתידיים; הפער הקיים נשאר אצל המנהל/ת שאליו/ה נותב (בכוונה — שעון זמן התגובה לא זז).

שאלות שמגיעות אלינו

איפה מגדירים אזור זמן, זמן תגובה ושפה?

לוח הבקרה ← הגדרות. "היום" של התקצירים נקבע לפי אזור הזמן; המשימה רצה ב-08:00 UTC.

אפשר לשלוח תקציר שוב?

לא מלוח הבקרה — תקציר אחד למנהל/ת ליום, בכוונה. הקישור במייל של אתמול עדיין עובד 14 יום.

מה רואה חשב/ת השכר?

רק העברות, במייל — לעולם לא רשימה של כל הפערים. זו כל הנקודה.

יש כאן מידע ביומטרי?

לא. אנחנו קוראים רק שאירוע החתמה קיים או לא; לעולם לא את התבנית שמאחוריו. הקבצים נמחקים אחרי הקריאה.

נתקעתם עם קובץ? שלחו לנו דוגמה — בגישה מוקדמת אנחנו בונים את החיבור בשבילכם.